La gestion des clefs, un vrai casse-tête

Tout le monde a été confronté un jour ou l’autre à la traditionnelle question, qu’est-ce que j’ai fait de mes clefs ? Et pourtant, dans le cercle familial, ce ne sont que quelques clefs à gérer alors à l’échelle d’une copropriété voire d’un cabinet de syndic qui gère de multiples immeubles, la gestion des clefs est parfois problématique et source de stress.

Le premier poste de gestion de clefs peut être le gardien. Il garde souvent les clefs des résidents qui s’absentent, ce qui dans certains cas peut s’avérer fort utile. Par exemple, un dégât des eaux peut nécessiter l’intervention de sociétés et en l’absence du résident, si le gardien a les clefs, il peut ouvrir l’appartement et ainsi éviter des dégâts plus importants. Mais comment intervenir si le gardien n’a pas accès au double des clés ? Évidemment, on peut défoncer la porte de l’appartement pour identifier précisément le lieu de la fuite d’eau mais ce n’est pas une solution optimum. Confier à son gardien un double des clés est incontournable pour gérer efficacement toute situation d’urgence en copropriété. Ensuite, il faut gérer les clefs de la copropriété (accès aux caves, parkings, chaufferie, ascenseur…) et en fonction de la taille de la copropriété, cela peut vite devenir difficile soit pour le gardien, soit pour le syndic lorsqu’il n’y a pas de gardien. La gestion des clefs est un poste bien plus chronophage qu’on pourrait le penser. Selon Timothée Maucour, co-fondateur de My Loby, « une agence qui possède 400 lots en gestion, passerait 126 heures par mois à cette tâche ingrate et récurrente et dont le coût impacte fortement la compétitivité de l’agence ». La gestion des clefs qui se fait à l’aide d’un simple tableau avec des étiquettes sur les clefs ne permet absolument pas de tracer le passage des clefs de main en main et de savoir où elles se trouvent si elles sont manquantes au tableau. Sur quelques clefs, on peut faire le tour des personnes autorisées en leur demandant si elles ont pris les clefs manquantes mais sur des centaines de clefs cela devient ingérable. Afin de choisir la solution idéale pour sa copropriété ou son cabinet de syndic il faut se poser les bonnes questions. Combien de clefs je dois gérer, me faut-il une traçabilité précise et en temps réel, dois-je avoir une gestion sécurisée, les clefs doivent-elles être décontaminées à chaque restitution… Faisons le point sur les solutions existantes de gestion de clefs.

Se passer de clefs

La meilleure façon de gérer facilement ses clefs c’est d’en réduire au maximum le nombre. Tout peut se jouer dès l’entrée dans l’immeuble avec un système de clavier codé sur les plaques de rue. « Un seul badge pour tout ouvrir, telle est notre devise, explique Véronique Lelièvre, responsable communication chez Urmet France. Et là, plus besoin de gérer des centaines de clefs. Nos serrures mécatroniques Viky associées à la gestion des accès directement depuis notre plateforme Internet Visiosoftweb peuvent équiper des accès communs mais aussi des portes palières, porte de cave, local vélo. Cette solution présente l’avantage de ne pas avoir à changer les serrures en cas de perte de badge. En effet, depuis le logiciel unique, le syndic peut paramétrer et autoriser à distance les badges, passes et l’interphonie. Il gère également la vidéoprotection, la maintenance de ses immeubles (remontées d’alertes et d’incidents) et la communication vers les résidents. La programmation des accès se fait à la minute près. La copropriété a le choix d’installer sur la porte la serrure mécatronique avec ou sans béquille, sachant que le système avec profil européen pour le verrouillage mécanique apporte une double sécurité utile dans le cas d’accès à des locaux sensibles comme la chaufferie. Notre plateforme de gestion est entièrement gratuite. Nos badges peuvent bénéficier d’un marquage personnalisé avec un numéro d’urgence et le numéro du syndic, ce qui permet à la personne qui trouve le badge d’appeler et de le ramener. Nous nous concentrons sur les usages en fonction des demandes de nos clients, ce qui nous permet de les accompagner quotidiennement et de leur proposer les bons choix technologiques pour une sécurité et un confort optimum ». La société Intratone a opté pour mettre l’intelligence du contrôle d’accès dans une clef ». « Nous avons imaginé que l’on pourrait ouvrir toutes les portes (logement, immeuble, cave, box, local vélo…) avec une seule clef, ce qui facilité grandement la gestion des clefs dans une copropriété, s’amuse Cédric Mazet, responsable marketing chez Intratone. La clef Kibolt est intelligente et ouvre toutes les portes autorisées par le cylindre (250 à 300 clefs pour un cylindre). Une clef perdue peut être facilement désactivée et être refaite à l’identique avec une nouvelle programmation en fonction des autorisations données par le syndic. On peut même donner ou supprimer des autorisations temporaires ou permanentes. Pour éviter d’avoir un trop grand nombre de clefs, il suffit d’équiper toutes les portes de cylindres spécifiques ».

Les boîtes à clefs, véritable coffre-fort

La boîte à clés, avec un code et des crochets à l’intérieur, est très répandue mais ce n’est pas une solution très sécurisée. Les clefs sont accrochées dans la boîte qui ne s’ouvre qu’à l’aide d’un code. Seules les personnes ayant le code d’accès peuvent ouvrir la porte et prendre la clé qu’elles souhaitent. Cette solution a des limites déjà quant au nombre de clefs et au nombre de personnes autorisées. Il est également déconseillé d’y mettre des clefs importantes comme des pass pouvant ouvrir des espaces sensibles et si la clef est perdue, on ne sait pas où la chercher ni qui l’a prise. Et une fois une clé perdue, vous vous devez de changer le barillet de(s) porte(s), sinon les assurances ne prendront pas en charge l’indemnisation en cas de problème de vol ou autre. « Avec l’armoire à clés, précise Cédric Mazet, vous pouvez gérer vos clés simplement. Installée et mise en service en quelques heures, elle vous permet de sécuriser efficacement vos clés. Avec les étiquettes électroniques Mifare vos clés sont identifiées et vous pouvez alors savoir sans déplacement et en temps réel qui les a empruntées et quand grâce au site de gestion organigramme.info ». L’armoire électronique de gestion des clés est un système plus complet pour gagner du temps et sécuriser ses clés. Il est possible de bloquer chaque trousseau de clefs dans l’armoire et de décider « qui peut emprunter quel trousseau, quand et combien de temps il peut l’emprunter ». La traçabilité est totale et certains produits peuvent être équipés d’un système de décontamination automatique des clés, c’est un atout indéniable en ces temps de pandémie. « Le système est simple, explique Pascal Moukarzel, PDG de Dubois Industries, il suffit de venir avec un badge ou un code pour vous identifier, qui permet d’ouvrir l’armoire et de donner accès uniquement à la clef ou aux clefs autorisées à celui qui se connecte. Cette solution est très pratique pour la copropriété dont la grosse problématique est la perte de clefs et de fait le changement des barillets de la porte dont la clef a été perdue. Sur notre armoire, fabriquée en France, une alarme se déclenche quand la clef n’a pas été rendue dans les temps, ce qui permet avec la traçabilité de savoir qui a la clef et de lui dire de la ramener. Nous pouvons également piloter l’armoire à distance avec un code d’accès temporaire pour la venue ponctuelle par exemple d’une entreprise de maintenance, grâce à notre module de gestion à distance en option. Notre suite logicielle est entièrement installée chez le client ce qui le rend seul propriétaire de ses données ». « Nos coffres à clefs, ajoute Cédric Mazet, permettent de gérer facilement les clés des locaux techniques. Vous pouvez stocker et sécuriser vos clés directement sur le site d’utilisation. Identifiées avec un porte-clés électronique, vous pouvez savoir en temps réel et à distance qui a emprunté les clés du local et quand et ce jusqu’à sa repose dans le compartiment. Ne pensez plus à vos clés, c’est le coffre qui le fait pour vous ! Ces coffres peuvent être autonomes ou intégrés dans un compartiment de l’interphone. Il suffit alors d’ouvrir ce compartiment avec un badge Vigik préprogrammé pour l’intervenant et en fonction de ses autorisations, il pourra prendre la clef physique autorisée. Chaque interphone peut accueillir quatre clefs avec des portes clefs électroniques Etiktronic ». « En parallèle avec le développement de notre logiciel Myloby, insiste Timothée Maucour, nous avons développé des partenariats avec une start-up Acses et d’autres industriels pour proposer également des boîtes à clefs connectées et mutualisées qui seront couplées à notre logiciel. Cela permet de dématérialiser le retrait des clefs pour les prestataires susceptibles d’intervenir dans les immeubles».

Des solutions différentes

Certaines sociétés vous proposent de gérer vos clefs par le biais de logiciels. C’est le cas de Myloby, qui promet une gestion des clés rapide, simplifiée, automatisée et économique. « Les agences rencontrent notamment de vrais problèmes de traçabilité, de responsabilité et d’organisation du rangement des clés, assure Timothée Maucour. Nous avons donc décidé de développer un logiciel sur-mesure à destination des professionnels de l’immobilier. Nous en avons peaufiné chaque détail en travaillant conjointement avec un grand groupe immobilier et des cabinets indépendants. Nous avons donc élaboré un produit qui tient compte des aspects métiers très concrets de la gestion de clé, badge ou vigik en agence. Il fonctionne grâce une puissante synergie entre un logiciel Saas facile à installer et les armoires à clés classique présentes dans la plupart des agences immobilières. Nous utilisons le système de blockchain (technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle – définition de Blockchain France) généralement utilisée pour les crypto monnaies et pour sécuriser les transferts d’argent. Cette technologie adaptée à la gestion de clefs permet de sécuriser et d’identifier la personne qui a pris la responsabilité de la clef via un code PIN. Notre logiciel est responsive et peut être utilisé à partir de n’importe quel Smartphone disposant d’un navigateur internet et d’un appareil photo. Cette solution permet de suivre, de tracer automatiquement les clés en évitant les pertes et les vols et de libérer le personnel d’une tâche récurrente, chronophage et rébarbative. À tout moment on sait qui a la clef, qui l’a eu et qui l’a réceptionnée. Nous proposons une offre de service globale pour la gestion des clefs de la copropriété avec un forfait tout compris. Et pour les syndics, nous proposons un abonnement mensuel ou annuel et sur mesure pour les petits syndics pour la gestion des clefs de leurs différents immeubles. Notre solution permet de moins changer les serrures car moins de perte de clefs, d’éviter des déplacements inutiles des prestataires et de faciliter la gestion des clefs du syndic. Nous avons développé d’autres services comme la gestion des stocks de badges vigik qui permet au syndic de faire le réassort nécessaire et permettre ainsi à ses copropriétaires d’avoir un badge de remplacement très rapidement ». Et si vous n’êtes pas convaincu ou si vous êtes curieux, Timothée Maucour vous propose de tester gratuitement son fonctionnement jusqu’à dix clés en gestion.

Nathalie Vaultrin

« Le coffre à clefs est la solution la plus courante », Danielle Dubrac, présidente de l’Unis et gérante de l’agence Sabimmo (Saint-Ouen)

« Les clefs, c’est un vaste sujet. Qui a pris la clef, qui a oublié de la remettre en place, et si la personne est malade, comment la récupérer… Une copropriété qui a un gardien ou une loge de jour, peut accueillir un coffre à clefs, c’est la solution la plus courante. S’il n’y a pas de point de chute, c’est au syndic de gérer les clefs. Chez moi, chaque gestionnaire gère son lot de clefs selon une certaine nomenclature dans un coffre à clefs. Chaque clef est répertoriée dans un cahier. Quand cela est possible et accepté par la copropriété, nous essayons aussi d’installer des coffres dans l’immeuble pour y stocker notamment les clefs pour les prestataires des contrats de maintenance ou pour les techniciens électricité, gaz… ».

« La meilleure solution, c’est un syndic disponible et organisé, qui travaille avec le conseil syndical », Olivier Princivalle, PDG d’Agexia

« La solution qui fonctionne le mieux, c’est la disponibilité du syndic à pouvoir remettre les clés dès que besoin à celui qui en fait la demande. Se rendre sur place pour remettre et récupérer des clefs n’est pas envisageable, sauf urgence. Il est nécessaire de pouvoir compter sur un membre du conseil syndical ou le gardien, qui puisse endosser ce rôle ponctuellement en accueillant les entreprises, en leur donnant les clefs contre émargement. Au cabinet, nous utilisons la gestion électronique des clefs grâce à des porte-clés électroniques Intratone. Ce système nous permet de tracer le chemin de la clef, de sa sortie au retour à l’agence, à la minute près ».

« Il n’existe pas de système idéal pour les clefs », Philippe Loiselet, directeur de Loiselet et Daigremont

« Cela fait dix ans que je travaille sur un système de gestion des clefs sans avoir encore trouvé une solution optimum ! J’ai une certaine chance de gérer des copropriétés qui à 80 % ont un gardien. De fait, c’est le gardien qui gère les clefs des parties communes. Mais dans les autres, c’est un vrai casse-tête ».

L’avis de Samira Hadjadj, avocate à la Cour

Si un locataire donne congé à son bailleur et qu’il n’a pas, à la date de son congé, rendu les clefs ou les lieux libres de toute occupation, il sera redevable non de loyers (sauf s’il s’agit d’arriérés), mais d’indemnité d’occupation, voire de dommages et intérêts. Il conviendra donc de lui demander une indemnisation d’un montant au moins égal aux loyers.

Produits

Traçabilité précise des clefs

Prenez une clef devant être récupérée par un réparateur, une société d’entretien ou toute autre personne devant intervenir dans la copropriété, comment faire pour transmettre la bonne clef à la bonne personne lorsque l’on a plus de 50 clefs différentes à gérer ? C’est possible avec Myloby qui est une plate-forme en ligne qui gère les transferts de responsabilités de clefs d’un lieu vers une personne, entre deux personnes ou d’une personne vers un lieu. La personne devient responsable de la clef au moment de sa récupération et jusqu’à son dépôt grâce à la technologie Blockchain. Vous savez à tout moment qui a, qui a eu la clef, qui a donné la clé à qui, ou si cette dernière a bien été remise à l’agence.

Une clef pour tout ouvrir

Avec Kibolt d’Intratone une même clé peut ouvrir autant d’accès autorisés que l’on souhaite. Et, fort de l’expérience acquise par le fabricant avec la marque Intratone, le contrôle d’accès devient intelligent : gestion des plages horaires, accès temporaires…

Serrure mécatronique

Un seul badge permet d’ouvrir les portes équipées d’une serrure mécatronique Viky d’Urmet. Pour cela il faut équiper les portes de cylindre spécifique renforcé anti-arrachement avec ou sans profil européen. Ce système convient notamment pour les portes secondaires comme celles des caves, du local poubelles ou du local vélo mais aussi pour les portes palières. Une activation anti-copie de badge est possible. La serrure s’installe sans câblage, sans travaux, sans fil et sans alimentation. Elle se programme grâce à la plateforme Visiosoftweb d’Urmet.

Armoire à clés

L’armoire à clés Intratone permet de sécuriser très facilement un grand nombre de trousseaux de 25 à 504 avec des modules additionnels L’ouverture de l’armoire se fait grâce à un badge autorisé et chaque trous¬seau est identifié par un porte clé électronique Etiktronic. Ainsi, dès qu’un trousseau est prélevé ou remis dans l’armoire, le gestionnaire peut notifier par e-mail afin de savoir en temps réel quel utilisateur à en possession un trousseau spécifique. Comme tous les produits Intratone, l’armoire à clé s’installe très facilement en quelques heures.

Une armoire à clefs sécurisée

Créée en 1936, dans son usine de 4 000 m2 avec sa fonderie intégrée, Dubois Industries vous propose Agrid, son armoire de gestion de clefs fabriquée en France. Elle vous permet en un seul clic de savoir « qui a quelle clé » et « quand une clé a été empruntée et restituée », une traçabilité totale en temps réel. Grâce au logiciel d’administration Dinkey, vous pouvez gérer plusieurs armoires, définir des horaires d’accès aux clés, des alarmes, rajouter ou supprimer des droits, etc. Plusieurs tailles d’armoires sont disponibles de 10 à 120 trousseaux de clés évolutives sur simple demande. Cette extension future se fait en rajoutant un rack de 10 clés supplémentaires en quelques minutes. Vous pouvez également combiner des armoires à clés de différentes tailles. Les emplacements entre deux trousseaux de clefs sont larges et permettent le stockage de grandes clés ainsi que de boîtiers de sécurisation des clefs sensibles. Un système de décontamination automatique des clés par UVC est disponible en option. Garantie 5 ans.

Plate-forme intelligente

Visiososftweb.com d’Urmet accessible gratuitement via Internet, permet d’administrer à distance et en temps réel le contrôle d’accès, l’interphonie, la vidéosurveillance, de gérer des remontées d’alarme, ou encore de communiquer avec les résidents via les écrans de hall ou des messages sur les plaques de rue. Le syndic ou le gestionnaire désigné, par exemple un copropriétaire, se connectent de manière sécurisée et accèdent aux données de leur immeuble. VisiosoftWeb peut aussi s’intégrer à des plateformes de gestion existantes. Le responsable peut créer, modifier, supprimer des accès par badges, télécommandes ou codes.